Mange virksomheder og teams, som arbejder fleksibelt, vil have et øget behov for at kunne afholde videomøder eller udveksle information digitalt. Derfor er det en kontinuerlig indsats at sikre, at alle medarbejdere har adgang til det nødvendige digitale udstyr – både på kontoret og hjemmearbejdspladsen.
Gode råd til, hvad medarbejdernes kontorarbejdspladser skal udstyres med:
- Webcam. Enten integreret i bærbar computer eller ekstern skærm, eller som et eksternt webcam tilsluttet computeren.
- Laptop-stand til den bærbare computer, så webcam kommer op i øjenhøjde, og medarbejderen derved fremstår tydeligt og professionelt i videomøder, hvis webcam i den bærbare computer anvendes.
- Godt headset med mikrofon, som reducerer baggrundsstøj for at give bedre lydoplevelse.
- Software på computeren til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner, virtuelt whiteboard mv.)
- God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så medarbejderen fremstår tydeligt og professionelt i videomøder med f.eks. kunder eller samarbejdspartnere.
- For medarbejdere i storrumskontorer vil det være hensigtsmæssigt, hvis de bærbare computere også nemt kan kobles til en fælles storskærm (evt. et digitalt whiteboard) med webcam og konferencetelefon eller speaker phone, så hele afdelingen på kontoret hurtigt kan samles til korte møder sammen med online deltagere.
Mødelokaler udstyres med:
- Et eksternt konferencekamera, så de virtuelle deltagere kan se deltagerne i det fysiske mødelokale.
- Konferencetelefon eller speaker phone, så alle deltagere i det fysiske møde bedre kan høre, hvad der siges fra onlinedeltagerne, og alle onlinedeltagerne bedre kan høre, hvad der bliver sagt i det fysiske mødelokale.
- En storskærm, så deltagerne i det fysiske lokale kan se onlinedeltagerne. I kan overveje at købe et digitalt whiteboard, så alle deltagerne i det fysiske mødelokale kan skrive, tegne og flytte rundt på digitale post-it notes på det digitale whiteboard, og online deltagerne kan gøre det samme virtuelt via deres computere, så det minder mere om et fysisk møde.
- Let adgang til at tilslutte medarbejderes bærbare computer til udstyret.
- God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så I fremstår tydeligt og professionelt på skærmen.
Det er en fordel at have adgang til små kontorer, der ikke kan bookes, hvor medarbejderne hurtigt kan trække sig ind, når der opstår et uplanlagt videomøde med en kollega eller en telefonsamtale. Det er ligeledes vigtigt, at der er adgang til en stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder samt øget teknisk kapacitet til de eksterne opkoblinger til virksomhedens IT-systemer.
Hjemmearbejdspladserne udstyres med:
Det er en god ide at afsætte tid og økonomi til at etablere velfungerende hjemmearbejdspladser, der understøtter, at medarbejderne nemt kan udføre deres daglige opgaver, og også tillader, at de kan benytte alle relevante kommunikationskanaler hjemmefra. Det vil være forskelligt fra hjem til hjem, hvad der er behov for, men overvej blandet andet følgende faktorer:
- Stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder – allerhelst med mulighed for kabling til arbejdscomputeren.
- God mobiltelefondækning fra den valgte udbyder af mobiltelefoni.
- Bord, kontorstol, underlag til kontorstol og god belysning.
- Hardware, såsom mobiltelefon, computer, tastatur, mus, musemåtte, ekstra skærm til den bærbare computer, dockingstation, headset med mikrofon som reducerer baggrundsstøj, eksternt webcam (hvis ikke webcam er indbygget i den bærbare computer eller den eksterne skærm) eller en laptop-stand til den bærbare computer, så webcam i den bærbare kommer op i øjenhøjde. En printer vil også være nødvendig for nogle medarbejdere.
- Software til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner mv.) samt adgang til forretningsapplikationer, såsom CRM, ERP, bookning af mødelokaler og intranet.
- Skærmbriller, hvis der er stor forskel i afstand til skærmen på kontorarbejdspladsen og hjemmearbejdspladsen.
Læs om arbejdsmiljøreglerne for hjemmearbejdspladser her