Skab fokustid for dig og medarbejderne

Storrumskontorer, flere skærme og en kalender fyldt med møder skaber ikke grobund for fordybelsestid i hverdagen.

Multitasking mellem flere opgaver og sporadiske samtaler med kolleger gør os både stressede og ineffektive.

Som leder er det vigtigt, at du prioriterer at skabe rum for fokustid, så både du og dine medarbejdere kan nå i dybden med jeres opgaver og tænke kreativt.

Her får du vores bedste råd til, hvordan du skaber fokustid for både dig og dine medarbejdere.

Hvis din hverdag er fyldt med møder, kan det være svært at finde tid og rum til at fordybe sig.

En løsning kan derfor være at booke tid i din egen kalender, hvor du tydeligt markerer, at du er utilgængelig og dermed får mulighed for at fordybe dig.

Din hjerne er ikke skabt til at gøre mange ting på samme tid. Forsøger vi at have ’mange bolde i luften’, bliver kvaliteten af den enkelte opgave sjældent særlig god. Og samtidig bliver hjernen stresset. Hver gang du bliver distraheret, tager det dig tid at komme tilbage til opgaven.

I stedet bør du fokusere på én opgave ad gangen, hvor du bryder den ned i mindre opgaver med hvert sit delmål. Det giver dig bedre mulighed for fordybelse – og for at nå helt i mål.

For at du kan fordybe dig, skal du huske at holde pauser. Det er her, hjernen får tid til at bearbejde de input, den har fået.

Det kan virke kontraintuitivt at holde en pause, for så laver man jo ikke noget. Men faktisk er det det modsatte. Pauserne tanker os op med energi. Og hjælper os til at skærpe vores fokus.

Hvis du gerne vil skabe mere rum til fordybelse, kan det være en god idé at lægge mobilen fra dig og i stedet gå en tur ned til kaffemaskinen eller ud i det fri. Det er en effektiv genopladning af hjernen.

Mobilen er blevet en integreret del af hverdagen for de fleste. Men mobilen forstyrrer os og forringer koncentrationen og produktiviteten. Bare dét at der ligger en telefon på bordet, kan distrahere os.

Sidder du med opgaver, der kræver dyb koncentration og dit fulde nærvær, er det en god ide at pakke mobiltelefonen ned i tasken eller lægge den i skuffen.

Særligt som leder er det vigtigt at du går forrest med gode vaner omkring telefonen. Bruger du f.eks. din telefon under møder, fjerner det både dit eget fokus og virker forstyrrende for andre til mødet.

Du kan gå forrest og skabe en god mødekultur ved selv at sætte din mobiltelefon på flytilstand og placere den uden for synsvidde for at minimere distraktioner.

Hvis du har svært ved at finde ro på kontoret til de komplekse opgaver, kan en idé være at arbejde hjemme et par dage om ugen, hvis det er muligt. Også som leder.

Mange ledere føler, de skal være til stede på kontoret hele tiden. Men så længe dine medarbejdere ved, hvornår du er tilgængelig, vil du i de fleste lederjob fint kunne sidde hjemme en dag eller to om ugen. Det er jo også med til at vise, at det er opgaveløsningen, der er det vigtigste – ikke nødvendigvis om du sidder det ene eller andet sted.

Hvis opgaverne tillader det, bør du derfor give dine medarbejdere mulighed for at sidde hjemme et par dage om ugen.

Jo mere komplekse opgaverne er, des mere ro og koncentration kræver de at løse. Og det kan være svært, hvis du er omgivet af støj, afbrydelser og mennesker, der hele tiden krydser dit synsfelt.

Alligevel er der mange virksomheder, der placerer deres medarbejdere i storrumskontorer, selvom meget forskning viser, at storrumskontoret gør medarbejderne mindre effektive og mere stressede. Som leder kan du derfor overveje, om I kan designe kontoret efter de opgaver, der skal løses.

Hvis man skal lave rutineprægede opgaver, er der ikke nødvendigvis noget i vejen med at sidde mange i et åbent rum. Men skal man løse komplekse opgaver, vil det for mange være nødvendigt at kunne trække sig tilbage i et rum, hvor der er mindre uro – eventuelt i et stillerum eller derhjemme.

Hvis du som leder vil fremme samarbejde mellem medarbejderne, kan en løsning være samtalebokse eller sofahjørner, hvor man kan snakke uforstyrret.