Effektive hybride møder – brug tjeklisten

Til møder hvor dine medarbejdere både er samlet fysisk og med digitalt er det vigtigt, at alle er med på samme vilkår og får noget ud af mødet.

På den hybride arbejdsplads holder vi primært tre slags møder. Det fysiske møde, hvor alle er samlet, det digitale møde, hvor alle er med fra distancen og det hybride møde, hvor nogle er til stede fysisk i samme lokale, og andre er med digitalt.

Når du holder hybride møder, er det vigtigste at sikre, at alle deltager ligeværdigt. Det betyder, at deltagerne på distancen skal være med på samme vilkår, som dem der sidder samlet i et fysisk mødelokale.

Tjeklisten her er til dig, der står for at arrangere effektive møder på tværs af platforme.

Før mødet

Sørg for at teknikken fungerer, og at alle kan se og høre hinanden.
Sæt tydelige rammer for deltagelsen inden mødet. Hvis det er vigtigt, at alle følger med i præsentationer, så duer det fx ikke at være med på mødet fra bilen eller toget.
Overvej, om du skal booke flere mindre mødelokaler til de medarbejdere, der er fysisk til stede på kontoret. På den måde sikrer du, at I ikke distraherer hinanden ved at sidde for mange i samme lokale.
Det kan være en fordel at alle – også dem der fx sidder samlet i et mødelokale – logger på det digitale møde. På den måde kan alle se hinandens ansigter og følge med på fx en delt skærm eller i chatten.
Hvis mange er med på distancen, kan det være en fordel at gå rent digitalt, så alle får en ensartet oplevelse af mødet.
Hvis I har brug for at sikre, at alle er 100 procent nærværende og ikke kan forstyrres af e-mails, chat og SMS’er, kan I overveje at mødes fysisk i stedet for.
Det kan også være en fordel at afholde mødet fysisk, hvis mødet er meget konfliktfyldt, er af personfølsom karakter, eller formålet med mødet er at opbygge og styrke relationer og tillid i teamet.

Under mødet

Sørg for, at alle får samme oplevelse og resultat af at deltage i mødet, uanset lokation. Som mødeleder kan du selv vælge at deltage online fra et separat lokale, hvis du er til stede på kontoret. På den måde signalerer du, at der ikke er forskel mellem medarbejdere på distancen og medarbejdere på kontoret.
Sørg for at alle deltagere har adgang til de samme materialer – uanset om de sidder i det fysiske mødelokale eller på distancen.
Vær ekstra opmærksom på, at dem der er med på distancen får taletid. Du kan fx spørge aktivt til, om de har noget at tilføje og give dem god tid til at nå at tænke sig om og slå mikrofonen til, inden du går videre i mødet.
Vær ekstra tydelig, når der træffes beslutninger, så du er sikker på, at alle føler sig hørt og er indforstået med beslutningerne.
Hvis du styrer chatten for de deltagere, der sidder i det fysiske mødelokale, skal du huske at dele væsentlige kommentarer eller links.

Efter mødet

Vær opmærksom på, om der efter mødet kommer nye informationer til, eller om der træffes nye beslutninger, som alle skal informeres om. Vi taler ofte videre om indholdet på mødet, efter det er afsluttet. Det kan være i det fysiske lokale, når deltagerne pakker deres ting sammen, eller på vej ud af døren. Men det kan også være i chatten, efter at deltagerne i det fysiske lokale har forladt den digitale platform.
Del alle de materialer, der blev produceret undervejs i mødet, så alle har adgang til dem. Det kan fx være billeder af fysiske og digitale white boards, plancher eller chats

Mød en ledelsesrådgiver

Birgitte Alstrøm

Ledelsesrådgiver

Birgitte rådgiver ledere om de udfordringer, der følger med rollen og ansvaret som leder. Hun har selv 25 års erfaring som leder, også på hybride arbejdspladser og i både små, mellemstore og store danske og internationale virksomheder.

20424650

Send mail