Mand_kigger_ud_i_bus_content-header_768x384

6 gode råd:Sådan laver du en beredskabsplan for virksomheden

En beredskabsplan er et vigtigt redskab til at sikre, at ledelsen og medarbejdere kan håndtere akutte kriser. Men hvad skal en beredskabsplan indeholde? Få seks gode råd, så du kan styrke virksomhedens robusthed.

Klimakatastrofer, forsyningsvanskeligheder og cyberangreb – udefrakommende kriser kan udvikle sig med lynets hast, og har I ikke forberedt en beredskabsplan i virksomheden, kan I være sårbare, hvis der pludselig opstår en krisesituation.

Beredskabsplanens formål er at give et praktisk redskab, som ledelsen og medarbejderne kan bruge til at håndtere ekstraordinære eller kritiske hændelser og føre virksomheden sikkert gennem krisen. Planen kan være med til at sikre, at medarbejderne fortsat arbejder under krisen, og at I kan løse jeres kerneopgaver.

Fastlæg procedurer og roller

For at det er muligt, kræver det, at I som organisation har fastlagt roller, funktioner, opgaver og procedurer, allerede inden krisen opstår. Selvom der er forskel på udefrakommende kriser, fx en oversvømmelse eller et cyberangreb, der lukker landets vandværker, har alle kriser fællestræk. Derfor er det relevant at have en generel beredskabsplanlægning i virksomheden.

En beredskabsplan består helt simpelt af et dokument, hvor I har taget stilling til en række vigtige procedurer, der skal udføres under en krise. Planen skal være klar, velstruktureret og handlingsorienteret.

Når beredskabsplanen er færdig, skal I gøre den tilgængelig for medarbejderne, fx på virksomhedens intranet. I skal også have flere printede udgaver i tilfælde af strøm- eller internetafbrydelser.

 

Din sparringspartner til lederjobbet

Få nye øjne på dine udfordringer og gode råd til at håndtere dem. Ring til vores dygtige ledelsesrådgivere på 32 83 36 17, eller bestil en sparring.

Book sparring
32 83 36 17
Ring til os

Opret en kriseledelse

For at kunne udarbejde planen skal I oprette en gruppe af medarbejdere i virksomheden – en såkaldt kriseledelse – og udpege en beredskabsplanlægger, der har det overordnede ansvar. I planen skal I beskrive, hvem der har hvilke roller, ansvarsområder og beslutningskompetencer.

Ledelsen er ofte en del af kriseledelses-gruppen, men uanset er det vigtigt, at planen tilrettelægges i tæt samarbejde med topledelsen, da det er her, de hurtige strategiske beslutninger skal tages under en krise.

Kortlæg virksomhedens sårbarheder

En del af beredskabsplanen er at kortlægge virksomhedens sårbarheder. Hvor forberedt er I fx på oversvømmelser eller forsyningsvanskeligheder? Hvilken krisesituation vil være mest kritisk for jeres organisation og for at løse kerneopgaverne?

Når I har kortlagt, hvilke trusler og risici der kan true virksomheden, kan I også, udover arbejdet med beredskabsplanlægningen, opruste jer til at håndtere disse specifikke hændelser bedre.

Definér formålet med beredskabsplanen

I indledningen af beredskabsplanen skal I formulere det konkrete formål med planen, og I skal tage stilling til, hvor ofte beredskabsplanen skal opdateres, og hvem der har ansvar for at vedligeholde den. Det vil typisk være beredskabsplanlæggeren, men for klarhedens skyld skal I skrive alle faktuelle ting ned. Samtidig skal I beskrive hvem i virksomheden, der er trænet i krisestyring, og om I skal afprøve planen i en simuleret krisesituation.

Udarbejd procedurer for aktivering af krisestyring

Procedurerne for krisestyringen er selve kernen i beredskabsplanen. Det er her, I skal formulere præcise planer for, hvad der skal ske, hvis en krise rammer. Beskriv, hvilke kriterier der aktiverer krisestyringen, og hvilke trin der gradvist vil op- og nedskalere krisestyrelsen.

Tag stilling til, hvem der er ansvarlig for at kontakte hvem, hvis krisen opstår, og hvordan virksomheden skal organiseres og bemandes, når I går fra almindelig drift til krisestyring. I planen skal I også beskrive, hvilke kerneopgaver, der skal kunne opretholdes og hvordan.

Selvom I ikke ved, hvilken krise der potentielt kan opstå, så læg klare rammer for, hvor ofte kriseledelsen skal mødes, og hvilke faciliteter, værktøjer og systemer kriseledelsen skal have adgang til. Tænk både i analoge og digitale løsninger.

Planlæg intern og ekstern kommunikation

En væsentlig del af krisestyringen er kommunikation. Hvordan og hvor ofte skal medarbejderne involveres, og hvordan sikrer I, at der ikke opstår utryghed? I skal også klarlægge den eksterne kommunikation, og hvilke samarbejdspartnere der eventuelt skal kontaktes. Beslut også, hvem der skal være talsperson i tilfælde af, at I får brug for det.

Fastlæg procedurer for opgaverne under og efter krisen

Hvis krisen rammer, er det godt at have klarlagt, hvordan ressourcer og indsatser skal koordineres undervejs. Hvordan skal kriseledelsen fx koordinere med virksomhedens andre afdelinger, og hvorfra skal ressourcerne tildeles, når virksomheden går fra almindelig drift til krisestyring? Samtidig kan I beslutte, hvordan virksomheden vender tilbage til normalen efter en krise.

Kom godt videre

En kvinde holder sin mobil i hånden og ser bekymret ud

Pas på dig selv under en krise

Når du leder gennem en krise, er det vigtigt at tage vare på din egen trivsel og mentale sundhed. Læs, hvordan du undgår at brænde ud, mens du står i spidsen for dine medarbejdere.

Kvinde med hund kigger ud fra badebro

Skab tryghed i en usikker verden

Styrk dine medarbejderes tryghed og arbejdsglæde, selvom verdenssituationen ændrer sig dag for dag. 

To mænd samarbejder på værksted

Sådan leder du dine medarbejdere under en intern krise

Få gode råd til at bevare medarbejdernes engagement og tillid, hvis virksomheden bliver ramt af en intern krise.

Ofte stillede spørgsmål om beredskabsplaner