Skriftlige jobafslag sådan gør du

Du har fundet den rette kandidat til jobbet og skal have lukket ansøgningsprocessen. Men hvad med de andre ansøgere?

Et afslag kan synes mindre væsentligt, når hverdagen kører, og I skal i gang med en onboarding af den nye medarbejder. Men det er en god ide at få givet et ordentligt svar til alle, der har vist interesse i jeres virksomhed.

Der er nemlig stor signalværdi i et afslag. Og glemmer du at give et svar eller er det mangelfuldt, kan du risikere at sende et signal om, at de andre ansøgere ikke er værd at bruge tid på. Det har både betydning for ansøgernes oplevelse af virksomheden og for virksomhedens renomme og evne til at tiltrække talenter fremover.

Husk at det skriftlige jobafslag er tiltænkt de ansøgere, der ikke gik videre til jobsamtaler.

Ansøgere som I har haft til jobsamtale, skal have et mundtligt afslag, så du har mulighed for at give en personlig tilbagemelding og takke for den tid, personen har lagt i det. I det mundtlige afslag er det en god ide at invitere til dialog og give mulighed og tid til, at ansøgeren kan få afklaret eventuelle spørgsmål med det samme, så du efterlader personen et godt sted.

Uanset om der er tale om en opslået stilling eller uopfordret ansøgning, bør du give alle, der viser interesse for jeres virksomhed, en tilbagemelding. Det kan lyde som den største selvfølgelighed, men desværre er der mange, der af forskellige årsager aldrig får sendt afslag afsted.

Du kan gøre det til en fast vane, at du i forbindelse med en rekruttering sætter en reminder i din kalender, som kan sikre dig, at du får sendt afslag afsted til alle.

Som ansøger kan ventetiden virke lang. Derfor er der ingen grund til først at sende et afslag afsted, når rekrutteringsprocessen er afsluttet og den endelige kandidat er fundet.

I din vurdering af ansøgerne, bør du være sikker på, at dem du vælger fra i første omgang, heller ikke er relevante på et senere tidspunkt i processen. Stå ved din vurdering og lad dem ikke vente unødigt længe på svar. På den måde viser du, at du har respekt for deres tid og situation.

At søge et job er for mange både en følelsesmæssig og tidsmæssig investering. Derfor er det god stil at takke for interessen samt den tid og de kræfter, som ansøgeren har lagt i at skrive en engageret ansøgning.

Alle der er i berøring med jeres virksomhed er ambassadører. Og selvom det kan være følelsesmæssigt hårdt at modtage et afslag, så kan du sagtens lykkes med at efterlade et positivt indtryk, så ansøgeren måske har lyst til at søge igen en anden gang – eller anbefale din virksomhed i sit netværk.

Husk at opfordre ansøgerne til at søge igen, hvis der dukker en anden stilling op, som fanger deres interesse og tilmelde sig jeres jobagent, hvis I har sådan en.

Beskriv, hvad I har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen. En uddybende forklaring virker ærlig, transparent og personlig, og I giver ansøgeren en mulighed for at forstå, hvorfor han eller hun er blevet fravalgt i processen.

Begrundelsen kan være et par linjer, hvor I fortæller, hvad der har været udslagsgivende for de ansøgere, der er gået videre i processen. Det kan være en god ide at have en skabelon liggende med en standardtekst, som I kan justere alt efter stillingen og processen. På den måde sparer I tid, men afslaget virker stadig personligt og nærværende.

I kan også overveje at invitere til, at ansøgeren er velkommen til at ringe, hvis personen ønsker en yderligere uddybning. Det signalerer åbenhed og tilgængelighed og viser, at du og virksomheden respekterer ansøgerens tid.

Del ud af jeres erfaringer og giv noget af jer selv, som ansøgerne kan få glæde af. Det giver ansøgeren noget konkret at arbejde videre med og signalerer overskud.

Det kan være nogle generelle betragtninger eller gode råd. I kan fx skrive et par linjer om, hvad I generelt lægger vægt, når I læser og vurderer jeres ansøgninger. Fortæl, hvad der fungerer godt hos jer uden at tale ned til ansøgeren eller fremstå bedrevidende.