Som leder har du ansvaret for at tage samtalen om sygefravær med dine medarbejdere. Det kan være svært, men du er godt på vej, hvis du forbereder dig, sætter en tydelig ramme for samtalen og følger op.
Sygefraværssamtalen kom godt igennem
Her får du en guide til at håndtere sygefraværssamtalen med en medarbejder både før, under og efter samtalen.
1. Send en mail inden samtalen
Du bør på forhånd give medarbejderen besked om, hvad I skal tale om og oplyse om muligheden for at have en tredjepart med. Medarbejderen kan godt være nervøs ved at skulle til en samtale om sygdom og sygefravær, så vær meget opmærksom på, hvad du konkret skriver. Hvis du indkalder til samtalen skriftligt, er det også dokumentation for, at der har været et møde.
2. Afsæt god tid til samtalen – både før og efter
Det er ikke godt for dialogen, hvis du skal haste fra eller til et møde lige før eller efter en sygefraværssamtale. Sørg for, at du har god tid til at forberede dig mentalt før mødet, og at du har tid bagefter til at få skrevet aftaler ned eller hvis mødet trækker ud.
3. Tænk over, hvordan du har det med medarbejderen
Er det en medarbejder, du har sympati for eller det modsatte? Vær ærlig i dine overvejelser, så du har mulighed for at lægge din egen holdning til side og være professionel.
4. Overvej de vigtigste spørgsmål
Samtalen kan typisk dreje sig om personlige spørgsmål om ændret adfærd eller en forklaring på for mange sygedage. Vær ærlig, men overvej, hvordan du formulerer spørgsmålene.
5. Sæt en ramme for samtalen
Alle parter skal være helt klar over, hvorfor I mødes. Derfor er det vigtigt, at du fortæller, hvad formålet med mødet er, hvad det skal handle om, og hvad mødet skal ende med.
6. Indled med en status og spørg ind
Du kan bruge samtalen til at finde ud af, hvilken slags sygemelding, det drejer sig om, og hvordan virksomheden kan hjælpe. Ser medarbejderen sig selv komme tilbage på arbejdspladsen? Pas på med at tale løsninger for tidligt. Brug tid på at undersøge, spørge ind og lytte.
7. Tal om muligheder
Hvis medarbejderen er klar til at vende tilbage eller gerne vil tilbage på et tidspunkt, så lav en foreløbig plan for hvordan og hvornår. Vær opmærksom på, at planen ofte skal justeres undervejs.
8. Opsummér samtalen
Inden samtalen slutter, er det en god idé at opsummere, hvad I konkret har talt om og aftale, hvornår I mødes igen. Hvis det er muligt så aftal, hvad mødet næste gang skal have fokus på.
9. Send en mail efter samtalen
Efter mødet kan du gentage din opsummering i en mail med det vigtigste I har talt om, hvad I er kommet frem til, og hvornår I mødes igen. Det er vigtig dokumentation, hvis I senere kommer i tvivl eller der opstår uenigheder.
