Forberedelse er alfa omega, når du skal opsige en medarbejder. Det giver den bedste oplevelse både for medarbejderen og for dig som leder.
Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt, inden du opsiger en medarbejder. Det kan have stor betydning for, hvordan opsigelsen forløber, og hvordan medarbejderen håndterer situationen. Vær skarp på begrundelsen, hav styr juraen og få de praktiske detaljer på plads, inden du indkalder til opsigelsessamtalen.
Her får du vores bedste råd til, hvordan du bedst muligt forbereder dig på opsigelsessamtalen.
Det er dyrt at opsige en medarbejder. I opsigelsesperioden er den opsagte medarbejder ofte mindre motiveret og produktiv end normalt. Og det kræver både tid og ressourcer at rekruttere en ny medarbejder. Omvendt kan det også være dyrt for forretningen at holde på en medarbejder, som ikke leverer som forventet.
Du bør derfor overveje situationen nøje, inden du siger farvel til en medarbejder. Er der tale om manglende resultater, kan faglig sparring eller efteruddannelse måske være løsningen. Og handler det om samarbejdsvanskeligheder, kan adfærdsregulerende samtaler måske forbedre samarbejdet.
BLIV KLÆDT PÅ TIL AT TAGE DEN SVÆRE SAMTALE
En opsigelse er typisk begrundet i forhold i virksomheden (fx besparelser) eller forhold hos den opsagte medarbejder (fx samarbejdsvanskeligheder eller manglende resultater).
Handler det om forhold hos den opsagte medarbejder, er det en fordel, hvis du kan dokumentere, at du tidligere har påpeget din utilfredshed med medarbejderens indsats og givet vedkommende tid og mulighed for at rette op. Det har betydning for vurderingen af sagligheden af opsigelsen, både overfor medarbejderen, men også i tilfælde af, at den opsagte medarbejder skulle lægge sag an mod virksomheden for usaglig opsigelse.
Også når det gælder mere objektive forhold som besparelser, vil den enkelte medarbejder kræve svar på, hvorfor det lige er ham eller hende, der skal forlade virksomheden. En forklaring kan være, at du har valgt at holde på medarbejdere, hvis kompetencer passer bedre til de udfordringer, virksomheden fremover står overfor.
Uanset hvad, skal opsigelsen begrundes sagligt og præcist. Ellers giver det plads til fortolkninger og kan skabe tvivl om den reelle årsag. Det styrker din troværdighed – og giver dig formentligt også mere ro i maven – hvis du er skarp på, hvad årsagen er.
Sæt dig grundigt ind i de juridiske rammer, som du skal holde dig inden for. En juridisk holdbar proces er nemlig en forudsætning for, at du kan håndtere situationen ordentligt og professionelt. Det kan i værste tilfælde koste virksomheden dyrt, hvis du ikke har styr på juraen.
Begrundelsen på opsigelsen skal altid være saglig og præcis. Find ud af, hvilket opsigelsesvarsel der gælder for den pågældende medarbejder. Det står typisk i medarbejderens kontrakt og afhænger af ansættelsestype og anciennitet.
En god fratrædelsespakke giver en oplevelse af, at virksomheden ønsker at gøre en indsats for at hjælpe den opsagte medarbejder godt videre.
Overvej som det første, om du vil fritstille medarbejderen eller ej – eller som alternativ i en del af opsigelsesperioden.
Overvej derudover, hvilke goder og tilbud fratrædelsespakken skal indeholde. Det kan være alt fra ekstraordinær fratrædelsesgodtgørelse til muligheden for at bruge en dag om ugen i arbejdstiden på at søge arbejde. Det handler om at behandle medarbejderen ordentligt. Men også om efterfølgende at få en god ambassadør for virksomheden.
Du bør altid sikre dig, at du har opbakning fra din egen chef, når du planlægger at opsige en medarbejder. Både til selve beslutningen, men også til, om tidspunktet er det rigtige. Der kan være forhold i virksomheden, du ikke kender til – fx kommende organisationsændringer eller store opgaver, som gør timingen uheldig.
Også overfor din chef skal du kunne begrunde en opsigelse sagligt og præcist. Det øger chancen for, at han eller hun bakker op om dit valg og dermed give dig den ro, som det kræver at håndtere en opsigelsesproces.
Det er langt fra ligegyldigt, hvornår du opsiger en medarbejder. Der er flere faktorer du bør overveje, når du skal udvælge tidspunktet for samtalen.
Af hensyn til medarbejderen bør du overveje nøje, hvor du gennemfører samtalen. En så vigtig samtale bør du så vidt muligt holde fysisk. Vælg et mødelokale, hvor I kan sidde uforstyrret – og helst et sted, hvor medarbejderen ikke vil møde sine kolleger, når han eller hun træder ud af lokalet.
Pas på med at have en stram bagkant for, hvornår I skal være ude af lokalet. Medarbejderen skal have mulighed for at kunne blive siddende og sunde sig eller ringe til venner eller familie.
Er det kun muligt at afholde samtalen digitalt, så sørg for, at både du og medarbejderen kan sidde uforstyrret under hele samtalen.
Det er vigtigt, at opsigelsen foregår ordentligt og professionelt. Send en indkaldelse til et møde via jeres kalendersystem. Skriv ikke ’opsigelsessamtale’ i emnefeltet, men fx bare ’møde’. Afslør ikke for meget, men gør det klart, at medarbejderen skal prioritere mødet. Du bør sende indkaldelsen på selve dagen for samtalen.
Medarbejderen kan formentlig godt regne ud, at der er tale om en alvorlig samtale, og derfor er der ingen grund til, at han eller hun skal bekymre sig for længe.
Forbered dig på, hvad du vil svare, hvis medarbejderen spørger ind til mødeindkaldelsen. Hold det kort og formelt – fx ved at sige: ’Jeg vil gerne have, at vi tager den på mødet’.
Som leder er det naturligvis dit ansvar at overbringe beskeden til medarbejderen. Men overvej om der skal være andre med til samtalen – især hvis du vurderer, at beskeden vil afføde en stærk reaktion hos medarbejderen. Det kan fx være en tillidsrepræsentant eller en HR-medarbejder. Dels for at støtte den opsagte, men også for at sikre, at samtalen bliver overhørt af en tredjepart. Det kan være en fordel i tilfælde af, at medarbejderen efterfølgende skulle stille sig kritisk an i forhold til, hvad der er blevet sagt eller ikke sagt under samtalen.
Selve opsigelsessamtalen kan være en svær opgave. Det er derfor vigtigt, at du er forberedt og holder fokus undervejs, så du sikrer, at både du og medarbejderen kommer bedst muligt igennem samtalen.